人間関係に悩む前にやる！パートさんの部下をもつ社員がやるべき８つのこと

人間関係…これはきっと誰もが1度は悩むところだと思います。

特にパートさんと社員、上司と部下というのは立場が違うもの同士なのでなかなか思い通りにはいかないからです。

私が働いているスーパーマーケットでは10代～60代くらいまで非常に幅広い年代の方がいて、色んな考えの人がいて、社員はその人たちを上手にまとめなければいけません。

しかし、役職をもらったからといってもいきなり人をまとめるというのは難しいことです。

私自身も20代前半、チーフになりたての頃は失敗の連続でした。
パートさん達と人間関係をうまく作ることがでず、部門の雰囲気も悪くなって非常に厳しいことも言われました。▼
新人チーフ時代の失敗談から学ぶスーパーマーケットのマネジメント「チーフのあるべき姿」

その1つ1つの失敗からどのようにするべきだったのかを考え、最低限これだけは気を付けていれば部門はまとまるのではないか？と感じたこと８つをまとめて記事にしてみました。

約10年、現場で実際に体感したことなので今お困りの方はかなり参考になると思います。

ただ、記事に書かれたことをする人だけが正しくてそうでない人は正しくないのかといえばそれはまた違うと思います。

色々な考え方をする人が働く職場で人間関係が全てがマニュアル通りに行くことも難しいし、押しつけになってしまうのであくまでも参考程度に見てみて下さい。

社員だけで情報を抱えることを辞める

パートさんを部下に持つ上司がよくやってしまうのが、様々な情報を自分1人で抱えてしまうことです。

またはサブチーフや主力のパートさんだけに伝える。といった感じです。

「社員だけが知っていればいいや～。」そういう認識が強いです。
しかし、これは冒頭にあった私がチーフになり立ての時の最大の失敗です。

その理由が３つあるのでご紹介します。
まずこれをすることが第一ステップだと思います。

人間関係が良くなる為には情報共有がまず1番に必要です。

１．お客さんに迷惑がかかる

お客さんからしたら従業員は従業員です。
パートさんだろうが社員だろうがそこはどうでもいいことです。

そこで、お客さんは働いている従業員さんとして「●●は▲▲なの？」と様々なことを聞いてきます。

でも、その情報を社員１人で抱えてしまった場合、社員不在時は「わかりません」しか言いようがありません。

そうなるとお客様は
「え？なんでわからないの？大丈夫かな・・・？」と
不信感を覚えたり、確認している間に待たされることや答えられないことが不満に変わってしまいます。

その情報を1人で抱えてしまったが為にお客様に迷惑がかかってしまった…というのはあってはならないことです。

これはほんの一例にすぎませんが

お店の従業員として働く以上は誰に聞いても同じ受けこたえができるように情報は全員が共有する必要があるのです。

２．作業性が良くなる

1.で書いたとおり、社員だけが抱えている情報について他の従業員が聞かれた場合は対応に追われることになります。

もちろんバタバタするでしょうし、そのような情報を１つではなくいくつも社員１人で抱えてしまえば

・あれはどうなってる？
・これはどうやるの？

と、いくらでも社員にお呼びがかかるでしょう。

そのたびに手を止めて説明しなければ行けませんし、休みの日なら確認の電話がかかってくるかもしれません。

最初から全員で共有していれば、それぞれが対応してすぐ終わったのに、1人で抱えてしまっているのでいちいち説明しりしてバタバタしてしまう…。

それはかなり効率が悪い事です。

後ほど詳しく紹介しますが
まずは朝礼や本部から伝えられた連絡事項を伝えるのです。
そして部門の連絡事項を伝えます。

事前に「週末は〇〇を平台で300コ売り込むみます！」というだけでも、その日に何を優先して動いたらいいのかがわかるので、パートさんの方も作業の優先順位がつけやすくなります。

作業する中でも「これはまだやってません。」だとか、「こっちは仕上げしました。」とか他の人が重複してやらないように、間違えないように、スムーズに動けるように伝えます。

部門全体を考え、今あなたがパートさんに何をどうしてほしいか？自分の考えを日頃から伝えるのです。

部門の割合はほとんどがパートさんです。
だからこそ毎日の情報共有が大事です。

3．信頼に繋がる

実はこれが結構大切なのですが、非常に抜けやすいところだと思います。

情報をパートさんと共有できないことはトラブルを生む元になることもあります。
どういうことかといいますと、その情報が他の人を経由して伝わった場合に、

「私は聞いてない！」
「私だけ聞いてない！」
「私は必要とされていないの・・・？」

と、話してくれなかった社員に対して不安と不信感が生まれてしまいます。

こういうことの積み重ねが徐々にすれ違いを生みます。
「…聞いてないよ！」そう言って怒ってくれるうちはまだ説明すればなんとかなるとは思いますが、1番怖いのは

「そういうのは社員がやることだから…。」
と思われたり、

「私はパートだから関係ないので。 」
と思わせてしまうことです。

そして更に危険なのが聞いていた人と聞いてる人がいたことでパートさん同士で溝ができてしまうことです。
聞いていなかっただけなのになんであなた出来ていないの？とトラブルになることは社員とパートさんよりも問題が深くなってしまいます。

ホウレンソウの考え方—情報を伝えないことで困る人は誰？—

そんなに情報共有が大事大事っていうけど、一体どうやったら良いんだよ。と思うかもしれません。
情報共有＝つまりはよく聞くホウレンソウですが、どうしてうまくやることができないのか？

ホウレンソウって言葉は聞くけど、実際にやるとなるとどんな時にどのようにやればいいのか？というのは結構難しいです。

例えば、コチラのサイトですとホウレンソウのルール化というものがあって、数字を使って基準を決めています。▼
報連相できない人をできるようにする方法 | 株式会社イテレイティブ 

このようにホウレンソウの基準を文字に起こして考えると

その情報を伝えなかったことで、困る人がいるのか？その情報にかかわる人は誰なのか？を考えると良いと思います。

例えば「新商品で1コ200円のパン」が発売するとします。
自分だけの立場で考えるとチーフであるあなたがこれからやることは

などがあると思います。

でも、その新商品が登場することによってかかわりのある部門がでてくることはないでしょうか？

例えば、その新商品でフルーツなどを使う。

その材料は農産部門の商品で作るものだった場合、新商品が始まることやどのくらいの量が必要なのかを伝える必要があります。

また、他のパンが１００円で、レジの方でPLUで商品登録しなければならない場合でしたら、レジの方にも新商品でいつもと価格の違う商品が出ること、それにあたってのボタンの作成依頼もしなければなりません。

自部門で新商品がでる。プライスカード作らなくちゃ！それだけの認識だと、自分のことだけで終わってしまうのです。

新商品がでるということでかかわる部門が出てくる場合があります。この情報を流すことを怠ると、農産部門の商品が欠品してしまったり、レジの方でも売価違いが出る可能性が出てきます。

あくまでも一例ですが、部門内でも部門外でもその情報を伝えなかったことで、困る人がいるのか？その情報にかかわる人は誰なのか？は常に考えましょう。

部門への情報共有は紙ベースがおすすめ

シフトで回していると毎日フルメンバーが揃ってるわけではありません。

全員に情報が伝わるように情報共有のツールを作りましょう！
ツールは形として残る紙ベースをオススメします。

私はエクセルでフォーマットを作ってバインダーに閉じて管理しています。
（情報の保存期間は1週間と決めましょう。）

これに

を記入して、読んだら隅にサインをしてもらいます。

紙ベースが良いのは、後から「ここにサインしてますよね？わかってますよね？」と見直して確認がとれることと、誰が読んでいないのかがすぐにわかることです。

ただ、気をつけないといけないのは

読んだか声をかけながら、「大事なツール」であると理解して貰うことが大切です。

もちろん当日にいる人には口頭で伝えた方が間違いなく確実に伝わります。直接、口頭の方が絶対的に伝わります。

あくまでも、内容を忘れない為と、その日その時間帯に入れなかった人たちへの情報を補う為に使います。

こちらから情報を伝えることで相手側も当事者意識が強まり、色んな事を伝えてくれるようになります。
自分のところまで情報が来ないのはまだまだ話せるような雰囲気作りができていないか、コミュニケーションが足りていない証拠だと思います。

ここまでよんでいただいた方は情報共有の大切さをわかっていただけたかと思います。
ここが本当に入り口になります。

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自分の気持ちは一度飲み込んで相手の話をきく

パートさんが自分の指示通りの事をこなせなかった時、時間がかかり過ぎてしまっている時、あなたはパートさんにどのような対応をしているでしょうか？

「なんでできないんですか？」と怒ったり、ストレートには言わないもののむっとしたりしていないでしょうか？

まずは自分の感情を飲み込んで
なぜ、相手がそのような行動をとったのかを考えるのって凄く大事だと私は思っています。

しかし、多くの方は指示通りできないまたはその作業にかなり時間をかけていると…怒るという自分の感情の方が先に来てしまいます。

でも、仕事が遅い人をよく見てみて綺麗な商品化だったなら「この人は商品化を大事にやっていたんだな。」ということがわかります。

そのうえで効率の良いやり方を教えてあげたら良いのです。

その他にも、仮に商品の品出しを頼んだのに値引き作業を行っていたパートさんがいたとします。
「指示と違う…何をやっているんだ？」という感情を飲み込んで

では、なぜそのような行動をとったのかを聞いてみてください。
何を思ってそう動いたか？

もしかしたら、品出しの最中に社員も忘れていた期限間近の商品をたまたま見つけてしまって、これはマズイと急いで値引きをしていたのかもしれません。

人の行動には必ず理由があります。

これを理由も聞かずに頭ごなしに「なんでやってないんだ！！」
と感情が先にきて怒ってしまえば
「私は私なりにお店やお客様のことを考えて動いたのに…！」
と、そのパートさんは色々気付いてくれても、2度と自分から動く事を辞めてしまうかもしれません。

パートさんはパートさん目線で色々な考えをしているものです。

自分の指示を優先して欲しかったなら、
「見つけてくれてありがとうございます。でも、こういう理由だから頼んだ商品は先に出して欲しいです。値引きはその後でお願いします。」と説明すれば良いだけです。

本人の行動の意図がわからなければこちらの説明自体も的外れになってしまいます。

そのためにまずは自分の感情をのみこんで理由をきいてみましょう。

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自分の機嫌は自分でとる

気分で仕事をする人がいる。これは色んな職場の超あるあるの問題だと思います。
「私の上司にもこういう人いる。」という声が聞こえてきそうです。

それだけ気分で仕事をしてしまうという人は多いです。

でも、だからといってそのエネルギーを外に出してしまうのは違います。
職場の空気を壊してしまうので辞めましょう。

ましてや上司がイライラしているというのは周りに悪影響しかありません。
職場が崩れていくだけです。

1人で怒っているのは気分が悪いですし、とても話しかけづらいからです。

社員がイライラしてて話しかけられないから、パートさんが報告するのを後回しにしたら結局忘れてしまい、大きなミスに繋がった！！こういうことが起きやすいです。

後から「どうして言ってくれなかった？」と言ってもイライラしている所に話しかけれるわけがないのです。
自分の身に覚えのないことでイライラして対応されたり、とばっちりを食らうのなんて誰もが嫌です。

なので自分の機嫌は自分でとらなければいけません。

どうすればいいのかはここまで説明したことに答えがあります。
なるべくストレスがない状態にする為には

情報共有がしっかりすれば1人1人の作業もスムーズになるので社員の負担が減ります。
自分のキャパシティーに余裕ができればイライラすることも無くなります。

もし、相手の行動でイライラしてしまいそうなら”どうしてその行動をとったのか”を聞いてみてください。

実は自分の説明不足だったり、経験不足でもっと見てあげなければいけなかったのに、確認作業を行っていなかったという指示不足で起こってしまったということも実は少なくはありません。

大抵は自分の説明不足、確認不足で起こっているのでそこを他責から自責で考えます。

そして最後に

「あいつがまたミスをした。」「使えない」などと言いふらすことをしない。
そのようなことでストレス発散をしないことです。
上司が言っていればなんとなく他の人も言ってもいい雰囲気になってしまうからです。

ましてや悪口大会に参加するのはもってのほかです。

悪口に繋がるような事も余計な事は言わないようにしましょう。

数字をもとに納得して仕事をしてもらう

指示を出すときに色々「こうして下さい。」「ああして下さい。」とお願いをしますが

理由も説明しましょう。それも数字などを活用して。

例えば単発的なことでしたら

であったり、対策的なところで例えば値引きロスを減らしたい時にはパートさんたちにただロス対策だけを伝えるのではなく

データを取ってみたところ〇〇の商品のロスが週間で〇〇円であったという数値的事実を踏まえて

…などと対策を説明します。

急に「ロス対策して下さい！」と言い始めてしまうと

と思うのが本音です。

理由がはっきりしない思いつきが１番ダメです。

納得してもらうには数字で伝えるのが1番です。

立場は単なる役職あることを忘れない

全体を見て円滑に回すためには、上司は自分が作業に入り込むよりも指示を出してお願いをすることになりますが、あくまでもそれは役職があってのことで偉くなったのではないです。

たまに見かけるのが、パートさんに対して「これパックしといて。」といったタメ口。
または「田中さん」ではなく「田中」といった呼び捨て。

一部コミュニケーションの場合もあるかと思いますが、私は敬意をもって新入社員であっても、全てさん付け敬語を心掛けています。

特にパートさんは歳上である事が大半なので気を付けています。

上司という役職をもらっただけで自分が偉くなった訳ではありません。

言い方１つでだいぶ相手が受け取る印象は変わります。
内容は同じ【仕事を頼む】行為でも受ける印象は全然違ってきます。

これはあいさつもそうです。
あいさつだなんて「わかってる～。」「当たり前だな～。」

そういう人ほど悲しいほどできていません。

大抵のあいさつが出来ていない人は自分が出来ていないことに気が付いてません。

今日自分からあいさつを何回できたでしょうか？その時に目を見たでしょうか？背中越しじゃなかったでしょうか？

あいさつは待つのではなく自分からを心がけましょう。

また、指示をする立場になると（特に年数が増えていくと）感覚が鈍ってきます。
「自分がモノを言えば相手は動いてくれる」と考えがちですがそれは大きな間違いです。

「数字をもとに納得して仕事をしてもらう」の項目にあるように納得してもらえるように説明をしないと人間ですので動いてはもらえません。

など「仕事だから」「上司の言ったことだから」と思わずに相手に説明をしましょう。

要望を後回しにしない

「備品の〇〇が無いから発注したほうがいい。」
「〇〇だと仕事がしずらいから××が必要です。」
「〇〇だから他の部署の人に〇〇を伝えておいて欲しい。」
「こういうPOPがあるとお客様はわかりやすいと思う。」
「◆◆は△△の場所で販売した方が売れると思う。」
「〇〇が壊れてるから業者を呼んだほうがいい。」

などパートさんから要望っていろいろ出てきますよね。

その時に
「そうですね～」や「あとで確認しておきます～」で終わらせないですぐに動いて下さい。

すぐにです。

上司から頼まれた仕事があるから…とかなんとか言って後回しにして
「この間話したことは…」と聞かれて「忙しくて、まだやっていません。」

といわれればガッカリされるのはもちろん、こういうことが続けば

せっかく提案したのに。
早めにお願いしたのに。
やっぱりうちの社員はダメね。
なに言っても無駄。

となってしまいます。

また、そんな大げさな！と思うかもしれませんが、意見がでたら真剣に考えないといけません。
不満というのはこういうことの積み重ねです。

この人に言っても無駄だなとパートさんが感じれば、どんどん信用されなくなって頼られなくなってしまいます。

仕事で指示しても「私たちの話は聞いてくれないのに…」と、心のどこかで思われてると、お互いの関係がうまくいかないものです。

もしすぐにできないようであれば必ずメモに残してその日のうちに確実にやりきりましょう。

失敗したら怒るのではなく指摘する

私は失敗しても怒らないようにしています。
上司って部下を怒る存在だと認識されていますけど、怒る必要はないと思っているからです。

どういうことかといいますと
怒るというのは
「なんで失敗したんだ！」
「どうしてこうやったんだ！」
と責めること。

実は周りよりも失敗した本人が1番失敗したことを気にしているものです。そんなところへの罵倒はなんの意味もありません。

だからといって何も言わずにへらへらするわけではなく

「○○をした方が良かったですね。次回は気を付けてください。」と部下に必要なのは正しい方へ導く指摘とフォローです。

怒鳴ったところで間違いなく正しくは出来ません。

私事ですが、学生時代にソフトボールで全国大会を目指して部活動をしていたのですが、
指導者はエラーやミスをすると結構感情のまま殴る・蹴る・罵倒するような監督でした。

そうすると部内で何が起きたかというと
怒られるのが恐いから萎縮して思うようにプレーできなくなってしまいました。

自分が怒られるのが恐いからミスをした仲間を責める。
本来の目的である全国大会はどこへやらといった感じで

いつの間にかエラーをしないためにプレーするような感じになってしまいました。

当然、こんなチーム状況で全国大会なんて行けるはずもありませんでした。

怒られるとパニックになってしまうので、口ではわかりました。
と返事をしていても頭には入っていないのです。

そしてまた萎縮して思うようにできなくなっていく…。
これって物凄く悪循環です。

感情にまかせて怒鳴るってことは問題解決もしないし、冷静じゃないですから全くわかり合えずに終わってるんです。

こちらの記事でも叱ることに意味はないと書かれています。

「部下を叱っても、たいして意味はない」と考えていたマネジャーの話 | Books&Apps (tinect.jp)

「彼らがサボるか、本気になるかは、私の管理の範疇外。私が責任を持っているのは、彼らの気持ちではなく、仕事の成果ですので。」

叱っても成果は出ないのです。
こちらの記事の場合はできる人にどんどんふっていってボーナスで両者ガツンと差が出ると。

私もチーフになりたての頃はとても勘違いして、怒った方が緊張感があるから次は間違えないだろう。
と思って怒ってばかりいました。

…結果、何も生まれませんでした。。

よくよく考えれば自分も監督と同じような道を進もうとしていたことに気が付いたのです。

怒鳴らなくても説明すれば理解してくれる。必要なのは指摘です。
それができないのならできる人に仕事を振っていく。

それもできずただ怒鳴って力づくでわからせようとするのは無能な上司がすることです。

自分の失敗を認めて嘘をつかない

最後にこれはほとんど説明はいらないかと思います。

間違えたことは素直に自分が間違えたと認めることです。

ミスをしていたら上司だろうがなんだろうが「すみませんでした。」と謝る。

・そうでしたっけ？
・○○はこう言ってたと思いますけど。
・○○さんに頼んだので…。
・聞いていませんでした。

上司なのに間違えるのは恥ずかしいと思う方もいるかもしれませんが、それをもみ消そうとしたり人のせいにすることの方が恥ずかしいです。

まとめ

紹介したポイントの1つだけできても、他が出来ていなければ効果を発揮できません。
上の図がこの記事のまとめとなります。

まずは情報共有。
そして自分の行動、パートさんの為の行動の項目をそれぞれに行って信頼関係を作っていくことで好循環となります。

上司と部下は信頼でできています。
なので常にコミュニケーションをとっていくのは必要不可欠なのです。

お店の売り上げを作る為の方法に価格設定だとか商品構成とか量目とか色々言われますが、私はまずチーム力がなかったら絶対売上は作れないし上がってこないと思っています。

パートさんを大事にするのは店として本当に大事。

この記事を読んでくれた人の中には何を当たり前のことを！と思ったかもしれません。
しかしそれを当たり前だと思っていても、思っているだけでは出来ていないのと同じことです。

私自身もこれら何か１つが抜けていればまたここに戻ってきます。
どうかパートさんとチームワーク良く協力し合って強いチームを作っていって下さい。

ここまで読んでいただきありがとうございました。

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