仕事を効率化するための対処法5つ【仕事が遅いを改善!】

仕事が遅いのには何かしらの理由があります
この記事を見ている人は少なからず
「自分が仕事が遅い(終わらない)なぁと感じていたり、部下が仕事が遅いけど、どうしたらいいのかわからないなぁ…」

できることなら早く家に帰りたい
という人だと思います。

何事にも共通することですが、何事もうまくいかないのは理由があります。
仕事が終わらないというのもそれなりの理由が必ずあるので今までと同じようにやってもうまくいかないのです。

もちろん1人に対しての仕事量があきらかに多い場合では対応できないのでうまくいかないのは当たり前ですが…。
仕事の効率化を図るときは次の5つのポイントに注目しましょう。
ここのバランスが崩れてしまうとおかしくなってしまいます。

では、効率化するための5つのポイントとは…?

1.1日の作業を把握する

そもそも仕事が終わらないのは1日にどれだけの作業量があるのかをわかっていないからです。
把握してないものはどんどん後出し後出しででてきて収集がつかなくなってしまいます。
この後出し後出しが遅れる原因。

なので、まずは1日の作業に何があるのかを割り出す必要があります。
私がよくやっているのは
A4用紙にやることを書き出す方法です。
最近では、文房具店に行けばオシャレなTODOリストみたいなメモも売っていますが、裏紙でも十分です。

むしろA4サイズだと後々追記したい時に色々書き込めるサイズなので便利です。
そして、作業が終わったら消し込んでいきます。
これが楽しい。(達成感)

1日にやることが一つしかなければ書き込む必要なんてないのですが、そうではないと思います。

自分のやるべきことややりたいことがあって・・・
それに加えて突発的なものも出てきたり
頼まれたりする・・・

そうするとやっぱり頭の中だけでは整理できなくなってしまいます。
書くことでやるべきことがはっきりしますし、忘れてしまっても紙を見かえすだけで良いんです。

そして、書いたものにどれからやるのか?
優先順位をつけていきます。

私たちの時間は限られています。
身体も1つしかありません。
つい目についたところからやってしまえば期限に間に合わなくなってしまいます。
今日は何をやって何をやらないのかを自分の中ではっきりと決める。
次の日でも間に合うものは翌日にやる。

作業が思ったより進んだのならば翌日予定だったものもやってしまえば良いのです。
①まずはやらなくてはいけないものを書き出していき
②どれからやった方がいいのか優先順位をつけていく
これが大事です。

スポンサーリンク

2.期限を決める

これは1の作業を把握するの続きになります。
作業を割り出しました!
どれからやるか決めました!
では・・・それいつまでに終わらせますか・・・?

もちろん○日までに提出する・・・という期限は元々あると思うんですが、ここでいういつまでとは
今日やるならどのくらい時間をかけて何時に終わらせるんですか?という細かいことです。

この仕事が終わったら帰ろう…ではいつまでたっても仕事は終わりませんからね。
ケツを決めるのです。

「え・・・そんなのわからないよ・・・」と言う方
普段自分の作業がどれくらいかかるのか?を知っていると仕事のスケジュールがたてやすくなります。

たとえば私はこのパンは○○分で成形することができるというのを知っていますし、事務作業も○○分、○○時間かかるというのを知っています。

どの作業にどれだけ時間をかけているのかわからない場合は1度タイマーを使って計ってみるのもいいと思います。

じゃないとすぐ計画倒れしてしまいますからね。
もっといえばその作業がかかる時間分だけ時間を捻出することを心がけないといけないということです。

そういうことをしながら時間に対して慣れていきます。
会社事に違うと思いますが、補充の時間・・・朝礼の時間・・・そうじの時間・・・セールの時間・・・お昼の時間・・・帰る時間・・・店全体で動く時間があるならまずはそれを区切りに仕事をしてみて下さい。

スポンサーリンク

3.効率を上げる

効率ってなんだと思いますか?
私は無駄を省いていくことだと思います。

仕事がなかなか終わらない…というのは1つの作業しかしてない場合が多いです。
どういうことかといえば、
インスタントラーメンを作る手順で説明します。

A.野菜を切る→お湯を茹でる(まつ。)→野菜と麺を茹でる
B.野菜を切る間にお湯を茹でてる→野菜と麺を茹でる

Bは野菜を切ってる間に麺を茹でてますね。工程がAより少なく無駄がないのがわかりますね。
野菜を切っている間に麺を茹でるというような同時進行ができないのが仕事が遅くなってしまう原因です。
そんなの当たり前じゃないか!!と思うかもしれませんが、それはこれがインスタントラーメンだから麺を茹でながら野菜を切ろうと思うわけで、こういうことをいかに仕事に当てはめられるかなんです。

一緒に作業してしまった方が効率がいいことってたくさんあります。
日々の作業でなんだか時間がかかるなぁと思うものは、無駄がある可能性が高いです。
どうしたら効率よくできるか考えてみると良いです。

よく、
手を早く動かせば終わる!!
気合いで終わる!!

と言われることがありますが、これは大間違いです
※気合いで時間通りには帰れませんし、極度に急ぐことは事故やミスに繋がってしまいます。

効率を良くすることで、時間短縮するのが早く終わるコツとなります。
なので、1つの作業をする為に歩数が多いなら物を置く導線にも問題があります。
両手で行わないで片手で作業していれば時間がかかります。
1つ1つの動きはたった数秒かもしれないけど、そんな無駄な動きをすべて足して1日換算すると想像以上になっていることもあります。

たとえば
自分のことをしていたら、決めた時間までに仕事が終わらず、
60人でする会議に1人がたった1分遅刻してしまった。
これってそれだけで会社としては1時間の損になります。
1日に2回する作業で30秒無駄があったならそれだけで1分です。
1分あれば本当は段ボール1箱分の商品補充ができるのでは・・・と考えるのです。

そういう積み重ねで仕事が早く終わります。
1度それくらい無駄な動きについてシビアに考えてみるのも良いのかもしれません。

4.整理整頓をする

こちらは3の効率を上げる為に通じます。
作業と関係がないようでもの凄く関係があるのが整理整頓です。
作業スペースが汚いと全然仕事が進みません。

「あとで使うから出しておけば良くない?」という方もいますが、大抵は忙しくなって自分自身もどこへ置いたのかわからなくなる上に一緒に使う人はもっとわからなくなります。

「はさみを出せなくて、探すのに5分かかりました。」
なんていうのは先ほどあげた無駄の代表格ですね。
急いでるのにサッと出ないのはイラッとしてしまいますよね。

普段から少しでも探す時間が生まれてることに気付くクセをつけましょう!
探す無駄もあれば、作業場が汚いと小さなスペースで細々とやらなければいけないので作業ペースが遅くなってしまいます。

まずは身の回りの整理整頓。デスク周りだけでなく、持っているバインダーやファイルの中身も整理整頓していきましょう。
情報にも鮮度があるので必要ないものはすぐに捨てる癖をつけましょう。
そして、整理整頓したら使ったものは必ず元あった場所に戻すということを徹底しましょう。

出しっぱなしにして置くよりも定位置にその都度しまって出す方が作業の流れが壊れないですよ。

みんなで使うような場所はただ「整理整頓すること!」などと書いた張り紙を置いてもなかなか効果は出ません。
何があったら作業性が良くなるのか?何が必要かを話し合い、S字フックや棚や収納ケースなど必要な物を揃えて導線に注意して配置すると良いです。

5.コミュニケーションをとる

こんなこと?と思うかもしれませんが、仕事とコミュニケーションはとても関係しています。
コミュニケーションができないと、仕事の引き継ぎができなかったり、わからないことをわからないと言えなかったり
一言かければ円滑に回るのに周りに遠慮してるから結局後で発覚して2度手間3度手間になってしまうのです。

それは何故か?
周りの人は言葉にしていないあなたの考えてることがわかるわけではないし、あなたの仕事がどこまで進んでるかなんてわからないのです。
察してくれ!っていうのはちょっと無理な話です。
仕事を抱えすぎている時も周りの人に一声かければ手伝ってもらえるかもしれません。

ホウレンソウという言葉だけ知ってて、一言かけるだけで円滑に回ることを重要と思ってないことが多いです。
これを私はホウレンソウだけ知ってる問題という名前を付けています笑。
そういう人ほど「へぇ〜そんなことまで言うといいんだぁ〜」と思うわけです。
上司の人はそういう部下を持った時はそのつど進捗を報告してもらうか、自分から確認しに行ってみましょう。

なんでもないような事も伝えることによって相手からしたら仕事のやりやすさが全然変わってくるのです。
▼情報の共有についていかに大事なのかはコチラに書かれています▼
人間関係に悩む前にやる!パートさんの部下をもつ社員がやるべき10のこと

以上5つが、仕事を効率よく終わらせるコツとなります。
あくまでもコツですが、上手に使って残業をできるだけしないで帰れるように願っています。
仕事を早く終わらせて、自分の好きなことにたくさんの時間を使えるようにはたらきかたを変えていきましょう!
では、またよろしくお願いします。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です